Üniversitede çalışan akademik personelin en büyük şikayetlerinden biri, gelen uygunsuz e-mailler. Üniversiteye gelen nesil, yıllar geçtikçe samimiyet ve saygı sınırını birbirine karıştırdığından olsa gerek giderek daha da garip mailler atıyor ki nispeten kısa akademik hayatımda benim de böyle mailler çok aldım. Bir örnek vermem gerekirse, asistanlık yaptığım yüksek lisans yıllarında bir öğrencimden aynen şu maili aldım: ”Hoca, benim sınav notu ne oldu? Kaldık mı xD?” Epey şaşırdığım ve bolca güldüğüm bu maile tabii ki cevap vermedim. Sonrasında hocalarımla birlikte, böyle öğrencilere bu konuyla ilgili bir bilgilendirme de yaptık ama etrafımdan bu tarz maillerin sıklığıyla ilgili öyle çok şey duyuyorum ki bu yazıyı paylaşma ihtiyacı duydum.

e-mail

Öncelikle akademik personel yani hocalarınız ve bölüm asistanları sizin arkadaşınız değiller, bu yüzden de yazdığınız maillerle bu insanların fazla vaktini almamanız, saygı sınırını aşmamanız ve mesaj dilini kullanmamanız gerekiyor. Yalakalık içeren sözler, lafı dolandırmak da aynı şekilde uygunsuz kaçar. Nazik, kısa ve net bir e-mail yazarak cevap almamanız mümkün değil. Akademik dünyada tutumunuz oldukça profesyonel olmalı. Konu bakımından da yazacaklarınız asla kişisel konuları içermemeli, yani erkek arkadaşınızla kavga ettiğiniz ve bu yüzden derse gelemeyeceğinizi bir hocaya yazmamalısınız! (Evet, bunu yazan da oldu ne yazık ki 🙂 )

Peki 7 ipucu ile nasıl akademik e-mail hazırlayabiliriz?

  1. Öncelikle [email protected] gibi bir mail adresiniz varsa o adresten SAKIN mail atmayın. Tercihen ogrenci.edu okul hesabınızdan, yoksa da [email protected] gibi adınızı ve soyadınızı düzgün bir şekilde içeren bir gmail hesabından mail atabilirsiniz.
  2. Konu başlığını net ve anlaşılır yazmalısınız. ”Acilll!!!”, ”Hocam n’oluuuur”, ”ÇOK ÖNEMLİ” gibi başlıklar içeren mailleriniz muhtemelen açılmadan çöpe gidecektir. Düzgün bir e-mail başlığı hocanızın verdiği dersin kodunu ve konusunu içermeli; örneğin: ”TK201: 11 Mayıs 2018 tarihli dersin sunumu hakkında” gibi.
  3. Maile başlarken saygı içeren bir ifade yazmak gereklidir. Samimiyetinize göre ”Merhaba hocam” veya ”Sayın Prof. Soylu” yazabilirsiniz. Eğer samimiyet derecenizden emin değilseniz doğrudan ”Sayın Prof. Soylu” ifadesini tercih etmekte fayda var.
  4. Mailin başında öncelikle kendinizi tanıtmanız gerekiyor çünkü muhtemelen hocanızın birden fazla sınıfı ve çok fazla sayıda öğrencisi var ve eğer mailde ”Hocam ben Gizem” derseniz, hocanız ”Gizem kim?” diyecektir. Doğrusu ”Ben TK201.01 dersinden 12345678 numaralı Gizem Tokgöz” yazmanız olacaktır. Böylelikle hocanız ilk başta isimden veya dersten hatırlayamasa bile sistemden öğrenci numaranızla girip kim olduğunuza bakabilir.
  5. Kendinizi tanıttıktan sonra ise sorunuzu, maili yazma nedeninizi uzatmadan ve mümkün olan en kısa şekilde yazın. Mesela ”1 Haziran 2020 tarihli derse raporlu olduğum gerekçesiyle katılamayacağım. Derste grup çalışması olacağını bildiğim fakat rahatsızlığım nedeniyle katılamayacağım için önceden sizi bilgilendirmek istedim. Umarım anlayışla karşılarsınız.”
  6. Eğer bir ricada bulunacaksanız mümkün olan en nazik şekilde yazın. ”Eğer sizin için de uygunsa, grup çalışmasına bir sonraki dersten devam etmeyi istiyorum. Katılamadığım bölümle ilgili arkadaşlarımla iletişime geçip üstüme düşeni yapmaya hazırım ama öncelikle onayınızı almak isterim. Bu yüzden bu konu ile ilgili izninizi arz ediyorum.” gibi yazabilirsiniz.
  7. Bitirirken de ne türde bir cevap beklediğinizi ve saygılarınızı eklemeyi unutmayın. Mesela ”Eğer vaktinizi ayırır ve e-mailime cevap verebilirseniz çok sevinirim. Saygılarımla.”

Sakın ama sakın emoji eklemeyin. Son olarak da maili bir kez daha okuyup imla hataları varsa düzeltin. Akademisyenlerden cevap alma ihtimali %100 olan bir mail hazır!

İlginiz için teşekkürler…

Kaynakça: 1

Editör: Sena Bakı